Gestão Documental - Três Referências de Autores

(não consigo mexer no blog pra padronizar as fontes)

"Desafios Profissionais da Gestão Documental"

Rafael António

O Dr. Rafael António ofereceu-me gentilmente uma cópia do seu novo livro - "Desafios Profissionais da Gestão Documental".

No momento em que a sociedade portuguesa se encontra mais atenta às exigências de transparência, ética e responsabilidade social na gestão pública e privada, este livro vem destacar a importância dos documentos administrativos enquanto evidências de actos e tomadas de decisão. Partindo dos princípios da Ciência Arquivística defende-se uma nova abordagem para a Gestão Documental, enquanto Sistema de Informação, que permite às organizações integrar todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo. O estudo sobre os Municípios Portugueses, contemplado neste livro, constitui um dos levantamentos mais exaustivoa até agora realizados cujas conclusões ajudam a melhor comprender a situação actual. A salvaguarda do ecossistema tecnológico, através do maior recurso ao software livre, traduz para o autor uma nova oportunidade económica, organizacional e profissional e a grande alternativa para os profissionais da gestão de informação.

"O processo de gestão documental e da

informação arquivística no ambiente universitário"

Wilmara Rodrigues Calderon

Julce Mary Cornelsen

Neiva Pavezi

Maria Aparecida Lopes

Os estudos desenvolvidos no país acerca do processo de

gestão documental/informacional demonstram a disposição

teórica de diferentes especialistas em melhor compreender a

questão documental. O projeto que está sendo desenvolvido por

professores e alunos do curso de arquivologia da Universidade

Estadual de Londrina tem a pretensão de contribuir de

algum modo com essa discussão. Para isso, propõe estudar

diferentes aspectos que envolvem a gestão documental/

informacional em instituições e organizações no âmbito público.

Para o desenvolvimento da pesquisa, elegeu-se a entrevista

estruturada e a observação direta como técnicas para a

coleta de dados visando à elaboração de um diagnóstico de

arquivo. O desenvolvimento de um estudo dessa natureza traz

experiências importantes para a equipe que busca o suporte da

literatura especializada e faz reflexões a respeito da aplicabilidade

dos conhecimentos obtidos em uma realidade concreta.

Gestão Documental no Wikipedia

Anônimo

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando há a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato electrónico. Numa segunda fase os documentos em formato electrónico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.

Atividade individual da semana dia 17/12/2010

Por Israel Dias 09/44530,

Autenticidade diplomática é a certeza absoluta de que as informações contidas num documento provem da fonte descrita dele. Está ligado a segurança e origem do documento. Ser autentico é ser aquilo que se diz ser. Como por exemplo, uma certidão de óbito emitido pelo médico indicado no documento, só será autentico se houver certeza de que aquele é o médico competente que o emitiu.
Sendo assim autenticidade legal é a certeza de que o documento atende os requisitos legais de serem emitidos por órgãos e agentes com autoridade prevista em lei para emiti-los, sendo assim, um requisito indispensável para a validade do documento (está de acordo com a lei) e de sua eficácia (capacidade de produzido seus efeitos jurídicos). Por exemplo, um contrato administrativo, com seu caráter "intuitu personae", deverá citar o nome da empresa que realmente está sendo contratada com o a Administração Pública
Já a autenticidade histórica está ligada ao tem e o espaço descritos, e é a certeza de que as informações documentais dos fatos históricos são realmente da data e local descritos no documento, condição necessária para que as informações sejem totalmente verdadeiras. Por exemplo, uma carta de um judeu, vítima do holocaustro em um campo de concentração nazista durante a Segunda Guerra mundial, escrita durante o período em que estava preso nesse campo de concentração em 20/11/1944. Se há dados suficiente que comprove a certeza que a pessoa que escreveu, o local e a data são os descritos no texto de valor histórico e cultural, o documento tem autenticidade histórica.

Algumas definições arquivísticas

ACERVO

Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

ACESSO

1 – Possibilidade de consulta a documentos e informações.
2 – Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.

CLASSIFICAÇÃO

1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção , de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

2 Analise e identificação do conteúdo de documentos, seleção de categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
3 Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL
Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação . São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

JUNTADA

1 - Apensação ou anexação de um processo a outro.
2 - Junção de documentos a um processo.

RECOLHIMENTO

1 - Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida.
2 - Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

TIPO DOCUMENTAL
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Ver mais no link: http://www.assisnaweb.com.br/documentos/apostilas/dic_arq.htm

Classificação de documentos arquivísticos: trajetória de um conceito

Estudo sobre a trajetória do conceito de classificação de documentos arquivísticos. Buscou-se a compreensão do seu desenvolvimento na literatura e no pensamento arquivístico. Trabalhou-se com a idéia de que a classificação em Arquivística é caracterizada, por um lado, pela quantidade cada vez maior de documentos acumulados pelas instituições e, por outro, pela necessidade de fundamentar as soluções de organização e recuperação dos registros documentais nos princípios consagrados internacionalmente. Os vários momentos da classificação de documentos arquivísticos refletem, muitas vezes, o clima epistemológico da época em que foram criados e aplicados.

Um pouco da história da "Declaração de Óbito"

O Ministério da Saúde implantou a partir de 1976, um

modelo único de Declaração de Óbito – DO para ser utilizado

em todo território nacional, como documento base do

Sistema de Informações sobre Mortalidade – SIM. A DO tem

dois objetivos principais: o primeiro é o de ser o documentopadrão

para a coleta das informações sobre mortalidade que

servem de base para o cálculo das estatísticas vitais e epidemiológicas

do Brasil; o segundo, de caráter jurídico, é o de

ser o documento hábil, conforme preceitua a Lei dos

Registros Públicos – Lei 6015/73, para lavratura, pelos

Cartórios de Registro Civil, da Certidão de Óbito, indispensável

para as formalidades legais do sepultamento.

Para o cumprimento desses objetivos, é fundamental o

empenho e o compromisso do médico com relação à veracidade,

completitude e fidedignidade das informações registradas

na DO, uma vez que é o profissional responsável

pelas informações contidas no documento.

O Ministério da Saúde, por intermédio do Secretário de

Vigilância em Saúde, uniu esforços com o Conselho Federal

de Medicina e com o Centro Colaborador da OMS para as

Famílias Internacionais de Classificação – CBCD, para publicar

um documento simples e elucidativo, com informações

precisas sobre o preenchimento, as responsabilidades e as

condições em que a DO deve ou não ser emitida.

O fruto desta parceria é este trabalho, destinado aos

médicos em todas suas áreas de atuação, enfatizando os que

prestam serviços em Hospitais, Institutos Médico-legais,

Serviços de Verificação de Óbitos e nas equipes de Saúde da

Família.

Este instrumento de educação permanente para os médicos

que exercem a sua missão em todo o país, possibilitará

uma melhoria substancial nas informações sobre mortalidade,

tão preciosas e necessárias para a análise da situação

de saúde e para o planejamento das ações de saúde.

Para saber mais sobre esse assunto, acesse o link: http://www.portalmedico.org.br/arquivos/cartilha_do_cfm_ms.pdf

Os Neandertais foram os primeiros a enterrarem seus mortos

O homem de Neanderal (Homo neanderthalensis) foi uma espécie extinta do gênero Homo que habitou a Europa e o Oeste da Ásia, cerca de 300 mil até aproximadamente 29 mil anos atrás (houve inclusive co-existência com o Homo sapien, espécie africana que deu origem aos humanos modernos).

A considerável existencia de fósseis dessa espécie, se deve a um fato, seus corpor foram preservados por terem eles, o hábito de enterrarem os corpos de seus entes queridos. Apesar dessa pratica, os rituais de sepultamento dos neandertais eram bem simples, porém isso mostra que eles provavelmente acreditavam em vida após a morte e em deuses. O que reforça mais essa tese é que os corpos eram muitas veses enterrados junto com as ferramentas mustenienses (feitas de pedra) e ojbetos de caça do falecido. A maioria dos fósseis foram encontrados em regiões onde o clima é mais frio. A figura ao lado mostra onde foram encontrados alguns vestígios da presença dos neandertais.

Bem Vindos!

Esse blog se decidará à mostrar e aviliar documentos dos principais cemitérios de Brasília produzidos no decorrer de suas atividades, como alugueis de quatro salas de velórios, capela ecumênica, sala para descanso, além dos provenientes de funerárias e crematórios. Outros documentos associados às atividades também serão publicados nesse blog, tais como obituários e certidões (resguardando os correspondentes sigilos).

Um dos maiores cemitérios de Brasília é o Cemitério Campo da Esperança, localizado na 916 Sul. É todo baixo e horizontal. Não tem sarcófagos e mausoléus imponentes.O nome vem de uma antiga escrava, chamada Esperança, que habitou a área onde o DF foi construído. Ela teria morrido de lepra, e, por isso, foi enterrada em uma área distante, que passou a ser conhecida como Campo da Esperança. O cemitério ali construído manteve o nome.
PS: Esse blog está em produção, em breve terá um novo layout.