quinta-feira, 16 de dezembro de 2010

Gestão Documental - Três Referências de Autores

(não consigo mexer no blog pra padronizar as fontes)

"Desafios Profissionais da Gestão Documental"

Rafael António

O Dr. Rafael António ofereceu-me gentilmente uma cópia do seu novo livro - "Desafios Profissionais da Gestão Documental".

No momento em que a sociedade portuguesa se encontra mais atenta às exigências de transparência, ética e responsabilidade social na gestão pública e privada, este livro vem destacar a importância dos documentos administrativos enquanto evidências de actos e tomadas de decisão. Partindo dos princípios da Ciência Arquivística defende-se uma nova abordagem para a Gestão Documental, enquanto Sistema de Informação, que permite às organizações integrar todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo. O estudo sobre os Municípios Portugueses, contemplado neste livro, constitui um dos levantamentos mais exaustivoa até agora realizados cujas conclusões ajudam a melhor comprender a situação actual. A salvaguarda do ecossistema tecnológico, através do maior recurso ao software livre, traduz para o autor uma nova oportunidade económica, organizacional e profissional e a grande alternativa para os profissionais da gestão de informação.




"O processo de gestão documental e da
informação arquivística no ambiente universitário"


Wilmara Rodrigues Calderon
Julce Mary Cornelsen
Neiva Pavezi
Maria Aparecida Lopes

Os estudos desenvolvidos no país acerca do processo de
gestão documental/informacional demonstram a disposição
teórica de diferentes especialistas em melhor compreender a
questão documental. O projeto que está sendo desenvolvido por
professores e alunos do curso de arquivologia da Universidade
Estadual de Londrina tem a pretensão de contribuir de
algum modo com essa discussão. Para isso, propõe estudar
diferentes aspectos que envolvem a gestão documental/
informacional em instituições e organizações no âmbito público.
Para o desenvolvimento da pesquisa, elegeu-se a entrevista
estruturada e a observação direta como técnicas para a
coleta de dados visando à elaboração de um diagnóstico de
arquivo. O desenvolvimento de um estudo dessa natureza traz
experiências importantes para a equipe que busca o suporte da
literatura especializada e faz reflexões a respeito da aplicabilidade
dos conhecimentos obtidos em uma realidade concreta.

Gestão Documental no Wikipedia

Anônimo

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).

Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando há a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato electrónico. Numa segunda fase os documentos em formato electrónico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.


Atividade individual da semana dia 17/12/2010

Por Israel Dias 09/44530,

Autenticidade diplomática é a certeza absoluta de que as informações contidas num documento provem da fonte descrita dele. Está ligado a segurança e origem do documento. Ser autentico é ser aquilo que se diz ser. Como por exemplo, uma certidão de óbito emitido pelo médico indicado no documento, só será autentico se houver certeza de que aquele é o médico competente que o emitiu.
Sendo assim autenticidade legal é a certeza de que o documento atende os requisitos legais de serem emitidos por órgãos e agentes com autoridade prevista em lei para emiti-los, sendo assim, um requisito indispensável para a validade do documento (está de acordo com a lei) e de sua eficácia (capacidade de produzido seus efeitos jurídicos). Por exemplo, um contrato administrativo, com seu caráter "intuitu personae", deverá citar o nome da empresa que realmente está sendo contratada com o a Administração Pública
Já a autenticidade histórica está ligada ao tem e o espaço descritos, e é a certeza de que as informações documentais dos fatos históricos são realmente da data e local descritos no documento, condição necessária para que as informações sejem totalmente verdadeiras. Por exemplo, uma carta de um judeu, vítima do holocaustro em um campo de concentração nazista durante a Segunda Guerra mundial, escrita durante o período em que estava preso nesse campo de concentração em 20/11/1944. Se há dados suficiente que comprove a certeza que a pessoa que escreveu, o local e a data são os descritos no texto de valor histórico e cultural, o documento tem autenticidade histórica.